——哈尔滨市房产住宅局档案信息中心档案管理经验介绍

档案信息中心是2004年10月经市编委批准成立的正处级纯公益事业单位，隶属哈尔滨市房产住宅局。为了适应社会经济的发展,维护产权人的合法权益,实现全市房产档案集中统一管理和规范利用，确保档案的安全，依据建设部《城市房屋权属档案管理办法》的有关要求，2004年末我局正式组建了档案信息中心,专门负责房产档案信息的管理和利用工作。中心人员编制为24人，实际在编人员20人，外聘人员41人,现员工总数61人。2005年1月,中心完成机构设置和人员搭建，启动并正式开展工作。

档案信息中心位于哈尔滨市松北区松北一路10号，毗邻松北区政府，占地面积近10000平方米。行政办公楼与档案馆分设，行政办公楼面积1198平方米，档案馆面积12540平方米。档案馆竣工于2004年10月，总投资额达3677万元，其楼体设计装修、设施设备的采用等均达到国内同行业档案馆建设的领先水平。档案馆为七层，一层是档案整理和办公区，七层为电梯设备间，二至六层为档案库房，可容纳房产档案500万卷左右，如按年均10万卷档案的增量估算，档案库房可使用40年。目前，馆藏档案130万余卷，除房屋权属档案外，还有文书档案、会计档案、房屋拆迁档案、商品房审批档案、房屋担保档案、前期项目档案、房产监察档案等各类业务档案。馆内建立了适应档案信息化建设的计算机信息网络系统，可对档案信息随时进行更新和动态化管理，计算机网络管理在档案管理中得到了广泛的应用。

档案信息中心成立以来，领导班子带领全体干部职工先后完成了外出学习调研、规章制度建设、理论业务培训、档案归结整理等一系列基础性工作，为日后全面展开各项工作奠定了良好的基础。

中心班子成员大多是部队转业干部，谁都没有管理档案的工作经验，但我们有一套在部队练就的敢于面对困难、雷厉风行的工作作风，面对千头万绪的各项工作，我们班子成员刻苦学习、努力钻研档案业务，科学地分析工作形势，制定长远发展目标，精心谋划，分步推进，逐一地解决了工作中遇到的难点问题。实践中我们感到：要做好档案工作，认识提高是前提；队伍建设是关键；硬件改善是基础；依法治档是保障；开发利用是目的。为尽快提高我市房屋权属档案的管理水平，我们曾多次去市档案管理部门学习、请教，市档案局的领导也多次亲临中心，现场指导档案管理，对我们档案管理工作提出了很多宝贵的意见和建议，给予我们极大的帮助和支持。2006年初，我们带领骨干人员赴广州、上海、杭州等地学习和考察，与档案同行们交流探讨，学习先进的管理经验和作法。回来以后，立即起草了一份有关房屋权属档案管理方面的调研报告，报告综合了国内八个城市的管理经验和做法，提出了做好我市房产档案管理的具体设想，结合我市实际，制定了《哈尔滨市房产住宅局房屋权属档案管理规定（暂行）》,这个规定的出台，对规范我市房产档案管理工作起到了致关重要的作用。

 一、做好档案管理工作，认识提高是前提

要做好房产档案管理工作，首先必须提高全体员工对档案管理工作的认识，培养爱岗敬业精神。作为一个专业档案馆，我们的主要职能就是房产档案的管理，在整个过程中，员工的思想教育是我们做好档案工作的重中之重。我们管理的每一本档案，都涉及千家万户的根本利益，不能有半点闪失。

 二、 做好档案管理工作，队伍建设是关键

要搞好档案管理工作，就要以人为本，建设一支高素质的档案管理队伍，这是我们成立之初就一直在努力去做的一件事。我们感到，要带出一支过硬的队伍，首先要建设一个过硬的班子，从成立之初到现在，我们班子成员都在加强个人的学习，在房产档案知识的积累上下功夫，做到先学一步，给员工做榜样。在机构建设、制度建设、队伍建设上我们是三年迈了三大步。第一步是组建机构，打好基础，建立制度，培训员工；第二步是奠定基础，规范制度，加强员工培训；第三步是夯实基础，完善制度，强化员工培训。我们之所以在教育、培训上下这么大的功夫，其目的是让员工正确理解和认同我们这个行业，认识服务工作的重大的意义，激发员工服务热情，力图在较短的时间里，建设一支高素质的队伍。我们确定的目标是向学习型单位努力，要求员工学习理论业务知识要始终坚持不管学什么，都要与推动本职工作结合起来，在实践中善加利用。如：针对我中心外聘人员较多，人员流动性较大，业务理论知识水平参差不齐的现状，中心一直把提高员工业务理论素质当作大事来抓，每年都抽出一部分时间进行员工培训。为达到培训效果,特意邀请了市档案局有关领导和市政府法制办的同志前来授课,有针对性地进行了以《档案法》、《城市房屋权属档案管理办法》、《物权法》、《行政复议法》以及《行政许可法》等为主要内容的专业法律培训。我们要求每个管理者要用学习来不断完善和提高自己，与时俱进，树立终身学习的观念，争当学习型干部，提高做好本职工作的能力。几年来,我们一直坚持这么做，才练就了这样一支能打硬仗的队伍。这支队伍的战斗力在实际工作中得到了充分体现： 2008年完成档案接收量24.98万卷，比计划超出三倍多。应该说，在锻炼队伍的过程中，不但提高了中心的凝聚力，同时也取得了较好的社会效益，得到了社会的广泛认同。2008年获得了省建设系统精神文明单位、市级平安示范单位、获得了局系统党风廉政建设先进单位和关注民生、服务发展群众最满意单位，并连续三年获得哈尔滨市房产住宅局先进单位等荣誉。

 三、 做好档案管理工作，硬件改善是基础

我们在档案管理上一直推崇现代化管理手段，从档案管理硬件方面来说，我们具备可存放40年档案的、设施较为齐全的专业库房；档案装具一律采用移动型密集架；具有较先进的档案计算机数字检索工具。档案馆内还设有现代化监控系统、消防系统、中央空调、除湿设备、应急电源等设备设施。其中，监控系统采用25个固定监控点、2个广角闭路监控点；报警探头12个，后端采用DVR主机和报警主机进行观察控制；库房还安装了消防自动报警系统，设720个火警预报点，采用国内先进的七氟丙烷气体自动灭火系统及常用消防系统。从硬件上保证档案存放的安全。除此之外，档案库房管理实行“双人双锁制”，必须在两个责任人都在的情况下，才能打开库房。在技术防范上，从防火、防盗、防潮、防高温、防水、防鼠、防虫、防光、防尘、防有害气体要求入手，严格落实档案库房技术防范措施，使库房环境达到“十防”要求，延长档案存放寿命。在档案管理技术软件上也力求发展，中心自行编研的“档案电子目录管理信息系统”的开发应用，荣获了2006年度黑龙江省建设科学技术进步二等奖。

  四、做好档案管理工作，依法治档是保障

档案管理是我中心重点工作，要做好档案管理工作，必须实施依法治档。这个“法”既来自上级管理部门的政策文件，更来自中心从实际出发制定的有关房产档案管理的各项规章制度。制度建设是中心成立以来重点抓的工作之一。我们结合实际，共起草和完善了各类规章制度及岗位职责50余项，涵盖安全、信访、人事、财务、法规以及业务管理等各个方面，为中心各项工作尽快步入规范化、制度化轨道奠定了坚实的基础。一是依据中心职能，起草拟定了《房屋权属档案录入、扫描、移交标准》、《局有关部门业务档案立卷标准》、《哈尔滨市房产住宅局房产档案查阅暂行办法》以及《哈尔滨市房产住宅局房屋权属档案管理规定（暂行）》等规范性文件。二是把档案安全工作列为各项工作的重中之重，在完善制度的同时，将责任逐级落实到人，用制度管事，用制度管人。三是强化管理，推进档案管理工作上等级、上台阶。我们认真参照执行市档案局印发的《哈尔滨市企业档案工作评估试行办法》，以此来促进档案业务建设与科学管理，提高档案工作服务水平。2008年，我们按照《哈尔滨市企业档案工作评估标准》对中心档案工作进行了自检自查，并向市档案局提出正式评估申请，由于档案管理基础工作做得扎实，各种资料和硬件设施完备，被市档案局评定为AAA级档案管理