哈尔滨市社会保险档案服务中心

社保档案为参加社会保险对象“记录一生，管理一生，跟踪一生，服务一生”,关系到每位参保人员的切身利益。近几年，哈尔滨市社会保险档案服务中心（以下简称“社保档案服务中心”）将社保档案资源建设、电子化建设、库房建设、服务大厅建设与档案利用工作同步推进，充分发挥出社保档案服务民生的重要作用，收到了良好的社会效益。

 一、由分散管理变集中管理，服务实行一站式

2006年初，市社保局针对我市城镇企业职工社会保险业务已开展20年，参保人员逾170万，档案越积越多，散落存放，没有相应服务提供等突出问题，确定了“变冷门业务为热门业务，推动社会保险档案管理服务工作有为有位；变简单管理为现代化管理，提升社会保险档案管理服务现代化水平；变死档案为活信息，为政府公共服务平台建设服务；变单一档案建设发展为全面协调发展，夯实社会保险档案工作发展基础”的“四变”思路，并纳入执政为民的重要工作内容。一是争取支持，抓机构建设。在机构编制严格控制的情况下，成立了自筹自支事业单位。二是多方筹资，对2163平方米的办公楼进行了改造，建成拥有档案服务大厅、档案库房、档案生产车间功能齐全的社保档案大楼。三是坚持标准，抓库房设施建设。建成库房总面积640平方米，配备密集柜90组，立式空调机、文件电子消毒柜、多功能监控摄像系统、消防自动报警系统等专业设备一应俱全，库房环境达到“十防”要求。

机构、人员、办公用房的逐步到位，实现了社保档案由各区社保经办机构分散管理向全市统一存放、集中管理模式的重大转变，解决了档案堆积如山难以查找的难题，消除了档案损毁、丢失潜在的安全隐患。去年，市运输总公司在为所属十余个分公司、运输队职工办理清算、补缴养老保险费时，需查找近几年的养老保险业务档案，正当他们在为查找曾经分布在全市各区社保经办机构的社保档案犯愁时，我们社保档案服务中心及时为之提供了一站式的服务，仅用半天时间就帮助完成了600余人的档案信息查询工作，为企业改革顺利实施提供了保证。

 二、由纸质档案到影像档案，服务实现信息化

在抓好档案集中管理的同时，我们进一步探索电子档案的新路子，档案信息化管理建设取得较大进展。与专业公司共同开发了社保档案电子影像管理信息系统，集成了计算机软件数据库技术、高速扫描技术、磁盘阵列海量存储技术；满足了数据兼容、安全稳定、模糊查询、精确检索、信息统计、数据交互传输的强大功能；实现了将大量传统的纸质档案信息高速转换成影像化档案信息管理的质变。目前，正着手开发库房管理信息系统，建立的可视库房已在测试当中。通过条形码的引用，将进一步强化档案出入库管理，实现库房管理的信息化。成立档案数字化处理生产车间，配置计算机、打印机、高速扫描仪等多种档案电子化生产专用和服务设备，档案影像化处理严格按照8大业务流程、3大工序流水作业。

 经过近五年的不懈努力，截止目前，我市社保档案库存档案14.7万卷，完成电子影像档案11.9万卷、650万页、360万条信息记录。电子化的社保档案实现了2分钟准确调档，为参保企业和参保人员带来更加快捷高效的服务。每年进入取暖期，我们要对“进入社保领取养老金的国有破产企业退休人员”享受热费补贴进行档案材料审核，现在只要输入申请人的身份证号码或档案号，即可通过其影像档案确认申领资格，减少了过去往返办理几次的麻烦。去年，市政府实施破产改制企业退休人员参加医疗保险的惠民政策，档案服务中心通过网络直接将这部分人员的影像档案提供给医疗保险部门审批，使全市符合条件的参保对象在第一时间得到了身份的认定，享受到医疗保险待遇。

 三、由粗放管理向规范管理，服务力求最优化

 档案管理是基础，利用是目的，通过强化规范化、专业化的管理不断提高服务质量，打造最优服务。一是加强整章建制。建立健全了社保档案《库房安全管理制度》、《查询利用制度》、《鉴定、销毁制度》等41项管理制度。制定了社保档案《整理流程及标准》等多项电子化生产标准。二是建立培训机制。开展集中讲授、观看录像、专题讲座等多种形式的培训学习，邀请档案专业人士授课，组织职工到先进地市同行业学习，组织工作人员参加全市档案系统业务培训。三是推行标准化服务。在320平方米的服务大厅设置5个窗口，采用市社保局VI视觉识别标准, 统一定位，统一标识，实行服务布局等五项标准化服务。统一办事流程，政务公开，推行阳光行为。

除提供窗口服务外，我们还开设自助查询服务和预约服务。服务窗口为前来办事人员发放“预约服务卡”，工作人员8小时内即时接听预约服务电话专线，对于政策咨询的即时答复，涉及档案材料的三日内答复，需要提供档案复印件的，三日后本人可到服务大厅窗口直接领取。

2010年，社保档案服务中心接待档案利用者突破1.1万人次。随着企业改革的不断深入，职工频繁流动成为常态，与企业劳资纠纷日渐增多，职工维权意识也越来越强，档案利用量呈逐年大幅上升趋势，搭建社保民生档案平台，提供电子网络服务，拓展社会保险工作外延，满足百姓对社保档案需求，我们依然任重道远。