哈尔滨市中级人民法院

随着法院改革的不断深入，对档案管理工作的要求也在不断的提高。法院档案是人民法官践行司法公正与效率的历史见证。法院的全部工作最终都由档案记载和体现出来，特别是当今社会已进入了信息时代，信息化的广泛应用对社会各领域产生了深刻影响，档案工作同样面临着信息时代的挑战。尤其是诉讼档案信息资源直接服务于审判工作、服务于百姓，回应民生需求，因此，推进档案信息化建设，实施档案信息化查询应用，是法院信息化建设工作的一项重要任务。

近年来，哈尔滨中院党组对档案工作十分重视，王克伦院长多次做出重要批示，每年召开专门会议，听取档案工作情况汇报，研究落实档案管理新机制、新要求，从严管理，长抓不懈，真正做到“冷线不冷”，并在人力、物力及财力上给予大力支持和保障。

自2008年起我院启动以档案数字化为目标的信息化建设，成立了档案数字化中心。根据省法院、市档案局工作要求和部署，结合哈尔滨中院系统档案工作实际，我们印发了《关于加强全市法院档案信息化建设的通知》，并成立了由市法院党组副书记、常务副院长张伟东为组长的档案信息化建设领导小组，明确提出了2008年底前全市两级法院全部启动档案信息化扫描工作。迄今为止，全市两级法院19个单位（哈尔滨中院及18个基层法院）已全部启动了档案电子信息化扫描工作。

 一、率先启动档案信息化扫描工作

  一是组织人员外出学习。启动前期，先后选派两批档案信息化考察小组成员，前去北京高院、青岛中院及成都中院等兄弟法院学习先进的档案信息化扫描经验，为全面启动档案信息化扫描工作打下了坚实的基础。

  二是筹措资金外聘扫描公司。我院采用财政招标的方式，先后两次筹措资金累计338万元，经多方考察核实，以技术含量、工作标准、工作经验及工作业绩等项标准进行全方位地考核，最终聘用航星永志公司，在双方签订了《档案资料数字化制作保密协议》的基础上，利用项目外包的形式，率先启动了档案信息化扫描工作。

 二、强化档案信息化基础管理工作

  一是加强信息化扫描过程的管理。我院聘用的航星永志公司工作现场有人员56人，分为A、B、C三组，每一个小组分别领取一个庭室的案卷，案卷出库时均由院方档案员仔细清点登记后交接于公司方，其具体步骤为：一方面，通过拆卷--扫描--处理--著录--校对--装订等程序完成对库藏历史卷宗的扫描工作；另一方面，将新归档的案卷（未进行装订前）通过扫描--处理--著录--校对--装订等程序完成新案卷的扫描工作，且新归档的案卷三个工作日内即可完成数字化处理。最终使历史案卷和新增案卷同时形成的数字化电子档案。扫描现场每周6个工作日（周六加班），平均日扫描量为5万页；周扫描量为30万页，月扫描量为120万页。

  二是聘用专业人员监督验收。为满足档案信息化扫描工作的需要，提高档案管理专业化水平，我院从黑龙江大学档案专业选聘5名优秀大学生，专门负责档案信息化扫描监督、验收工作。一方面每人每天轮流值班，对档案扫描过程中的每个环节：即出库-拆卷--扫描--处理--著录--校对--装订-入库等进行逐项的监督检查，同时检查是否封闭U盘插孔并严禁携带手机，加强扫描过程中的安全保密管理；另一方面将重点放在卷宗的验收环节。将装订后的案卷逐卷、逐页、逐项进行严格的验收检查，抽查对照电子数据与纸质档案扫描质量，做到严格把关，确认卷宗全部合格，加盖“档案数字化扫描专用章”，并粘贴“档案数字化专用封条”后方可全部入库上架。

  三是采取措施确保安全并做好数据备份。为保证档案扫描工作的安全性，我们边扫描边采取了相应的措施。首先，在扫描现场增设5个不同角度的监控探头，24小时进行监控录像，每天将监控内容刻录光盘进行备份备查。其次，将扫描完成的数据随时做，随时上传到院内的局域网，以便于尽快得以应用。再次，将电子扫描数据多重方式分别备份三份，一份用于市中院存档，另一份放置省法院存档，再一份存放于异地兄弟法院交换存档。

  四是完善扫描基础工作，强化案卷统计。在档案信息化扫描过程中，我们建立了周统计报表制度，随时将扫描案卷按照庭-年-卷-册-页进行统计。同时，将历年来的扫描完毕的案卷以业务庭为单位，按照庭-年-卷-册-页进行统计打印装订成册，形成了《扫描案卷登记簿》。目前，全部案卷已扫描完毕，我们为了使各类统计数据更加准确，将《扫描案卷登记簿》中案卷数字仔细核对并进行统计，形成了《各类案卷总统计表》。通过信息化扫描工作，清理了多年来库存不规整的档案，解决了多年来统计模糊，档案底数不清的问题，为确保案卷数量的准确性奠定了良好的基础。

  五是档案信息化扫描工作卓有成效。经过近3年的积极努力和实践，档案信息化扫描工作成效显著，迄今为止，我院已将库藏档案全部扫描完毕，即自2011年推进至1946年（建院年份），共计：31万卷、39万册、170万页。

 三、实现档案信息化网上应用

做好档案扫描基础工作的同时，以审判需求为导向，以“为民、便民、利民”为宗旨，以提高办案效率为目的，逐步建立电子档案应用网络。

一是院内实现信息化网络应用。首先，信息化可使办案人方便快捷应用电子卷宗。为规范全市法院电子档案查阅利用，加强信息安全管理，我院制订《哈尔滨中院电子档案查询管理办法》，针对各级领导、法官和工作人员设计了严密详尽的电子档案权限管理体系。在审判综合业务系统和领导决策系统中无缝嵌入电子档案数据，使各级领导能够通过网络快速调取电子影像文件，高效辅助领导决策。各业务庭相关人员通过网络审批后方可直接调取相应的电子卷宗，以此，彻底改变了传统纸质档案的调卷方式，使查阅服务延伸到了每一名法官办公桌的电脑上。再次，通过信息化个案审理效率更高。在遇到有多起相关联案件情况时，使用电子档案联网查阅不仅可节约大量的调取时间，对提高审判质量也有很大的益处。尤其是在进行工作大检查、案件评查，特别是清理积案时，电子档案优势凸显。以往大批调卷需要几天的时间，现在应用电子档案只需几十分钟时间。

二是实现两级法院远程查询网络应用。在电子档案应用过程中，我院开辟“上诉案件绿色通道”，市中院二审法官在收到立案后的纸质材料同时，可通过网上电子档案阅览到基层法院一审案卷，替代了纸质案卷的相互交换的不安全隐患，有效地提高了办案效率。

三是实现电子阅卷室对外查询应用。我们本着“深化利民举措，方便群众诉讼”为原则，将电子档案方便群众利用作为我院“司法为民”的重要举措之一，深化落实。通过信息化搭建社会公众查阅档案服务平台，方便百姓，服务民生。首先，两级法院建立统一模式标准化电子阅卷室，坚强对电子档案阅卷窗口的标准化建设，坚持公开化原则，印发《案件当事人和诉讼代理人查阅民事案件电子诉讼档案规定》，统一全市法院电子阅卷室的查阅规则、服务流程和收费标准。注重人性化服务，强调“主动、耐心、细致、高效”的服务理念，并推出了一系列的人性化服务举措。其次，诉讼当事人及律师等相关人员可通过远程服务平台，异地相互调取两级法院的电子档案，方便快捷，特别是10个外县市远途的利用人即节约了经费，又节省了时间，从而满足了社会各界人士查阅电子档案，提高了档案的利用效率。再次，通过实现电子阅卷有利于档案的保管和保护。诉讼档案原始地记录了诉讼全过程，具有不可替代的利用价值和社会价值。对档案的保管和保护一直是我们档案工作中很重要的工作之一。